Selasa, 09 Mei 2017

Sistem Informasi Eksekutif

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
SM 1

Dosen Pengampu :
Lydia Setyawardani S.E., M.Si., Ak., CA.

Nama Anggota Kelompok
1. Ramadhan Arya                  (1410208702)

2. Roy Pratama                       (1410208787)
3. Eusebia Marita Sari            (1410208987)
4. Meriditha Adinda T.           (1410208990)
5. Nur Indah P.                        (1410208993)
6. Dea Nissa Budiarto             (1410209046)


Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA)
SURABAYA
2017




KATA PENGANTAR

            Segala puji bagi Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dengan judul“SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF”. Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas yang diberikan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen di STIESIA.
           Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperoleh banyak informasi mengenai sistem informasi eksekutif, yang bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi pembacanya maupun pihak yang terkait di dalamnya.
Dalam penulisan makalah ini kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknik penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang kami miliki. Untuk itu, kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.
            Dalam penulisan makalah ini kami menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan makalah ini, khususnya kepada Dosen kami yang telah memberikan tugas dan petunjuk kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas ini.




                                                                                                            Surabaya, 8 Mei 2017


Tim Penulis




BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.LATAR BELAKANG
Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Tidak hanya dalam pekerjaan saja tetapi dalam segala aspek kehidupan manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau analisis prbadi dilakukan dengan menggunakan komputerisasi. Perancangan sistem informasi memungkinkan pemakai mengakses data dan informasi lingkungan berdasarkan subsistem fungsional dan menggantikan teknologi atau sistem penyimpanan data-data konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga meningkatkan efisiensi dalam pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya.
Dengan informasi, sebuah lembaga dapat mengetahui tingkat produktivitas, kemajuan, dan aktivitas yang terjadi pada lembaga tersebut. Oleh sebab itu dalam sebuah lembaga ( Perguruan Tinggi, Perusahaan, dan lain-lain) tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah dan merangkum data yang berhubungan dengan aktivitas lembaganya. Sistem Informasi ini disebut Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Kebutuhan informasi sebuah lembaga akan semakin kompleks. SIE harus mampu menangani, mengolah dan merangkum data dari database SIA dan SIK. SIA juga perlu memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data-data tersebut, tidak semua dapat mengakses data tertentu dan melakukanperubahan terhadapnya. Sehingga masing-masing pengguna hanya akan memperoleh hak kuasa terhadap informasi yang diinginkan. Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada tingkat perencanaan strategis. SIE adalah penyediaan informasi ke manajer senior. Dalam konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh dan mengatur informasi (klarifikasi, analisis dan  menyediakan alternatif keputusan). 

1.1.RUMUSAN MASALAH
1.      Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif ?
2.      Bagaimana karakteristik Sistem Informasi Eksekutif ?
3.      Faktor-faktor apa saja dalam Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif ?
4.      Apa saja komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif ?
5.      Apa saja kelebihan dan kekurangan dari Sistem Informasi Eksekutif ?

1.2.TUJUAN PENULISAN
1.      Untuk memahami pengertian Sistem Informasi Eksekutif.
2.      Untuk mengetahui karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
3.      Untuk mengetahui Faktor-faktor  Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif
4.      Untuk mengetahui Komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif
5.      Untuk mengetahui Kelebihandan Kekurangan dari Sistem Informasi Eksekutif




BAB II
PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
            Sistem informasi eksekutif berkaitan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan  perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional maka manajer puncak hanya akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensitesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka.
            Sistem informasi eksekutif membebaskan para eksekutif dari tugas tersebut. Berikut ini pandangan para ahli tentang apa yang harus dilakukan oleh eksekutif.
  1. Menurut Hendri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat diperlukan pada tingkat eksekutif sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.
  2. Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.

Sistem Informasi Eksekutif adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dalam berbagai tingkat rincian, memudahkan serta mendukung dalam pembuatan keputusan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap internal maupun eksternal. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
Sistem informasi eksekutif (EIS = Executive information system) merupakan salah satu sistem informasi yang sangat dibutuhkan untuk manajerial perusahaan saat ini. sistem informasi eksekutif diperuntukkan bagi top- level management dalam mengontrol dan mengawasi kinerja perusahaan yang dipimpinnya secara ringkas, terintegrasi, mudah dipahami, dan dalam berbagai tingkatan rincian. Salah satu bagian perusahaan yang memegang peranan penting tersebut adalah bidang kepegawaian, di-mana pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh pemegang kepentingan diharapkan dapat membawa perusahaan ke tingkat performansi yang lebih tinggi (Obrien2006:457).
EIS digunakan oleh satu atau lebih manajer senior. Meskipun aturan dan tanggung jawabnya berbeda, mereka bekerja sama dalam merumuskan, menjalankan, dan melacak strategi. Mereka tidak peduli dengan transaksi harian yang detail, tapi peduli dengan gejala trand transaksi atau permasalahan yang muncul. Manajer senior kadang peduli dengan hubungan antar personal dilingkungan bisnis. EIS harus mendukung setidaknya sebagian fungsi berikut :
  •          Pemunculan ide
  •          Perencanaan
  •          Analisis
  •          Pengambilan keputusan
  •          Komunikasi
  •          Motivasi
  •          Pengawasan dan pengendalian


2.2. KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya.  Eksekutif merupakan pelaksana yang bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi. Contoh, direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur bagian. Jika tidak ada Sistem Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
Executive Information System (EIS)disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) atau Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.Sistem informasi eksekutif merupakan suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

Faktor - faktor penentu keberhasilan penerapan Sistem Informasi Eksekutif
  1. Sponsor Eksekutif : Yang mengerti dan berkomitmen eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif sistem informasi eksekutif agar mampu mendorong penerapan sistem informasi eksekutif di perusahaan.
  2. Sponsor Operasi : Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan.
  3. Staf Jasa Informasi Yang Sesuai : Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.
  4. Teknologi Informasi Yang Sesuai : Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
  5. Manajemen Data Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
  6.  Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis : Sebagian besar Sistem Informasi Eksekutif yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.
  7.  Manajemen Atas Penolakan Organisasi : Jika eksekutif menolak menggunakan Sistem Informasi Eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
  8. Manajemen Atas Penyebaran Dan Evolusi System : Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari Sistem Informasi Eksekutif, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut :
1.     Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan computer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
2.    Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
3.        Memiliki on-line help.
4.        Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
5.  Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :
1.     Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
2.     Mudah digunakan.
3.     Memiliki kemampuan drill down.
4.     Mendukung kebutuhan data eksternal.
5.     Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
6.     Memiliki orientasi masa depan.

Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif :

1.        Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.
2.     Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.
3.        Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari   basis data on-line, seperti jumlah current budget.Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.
4.        Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.
5.        Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.
6.        Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Langkah -langkah pengimplementasian Sistem Informasi Eksekutif, yaitu :
1.        Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.
2.    Membuat prototipe Sistem Informasi Eksekutif, membuat desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu.
3.         Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap tahap pengembangan.
4.    Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll). Sebelum membuat keputusan, eksekutif perlu berdiskusi dengan staff untuk meminta pendapat dari pihak-pihak yang dipengaruhi oleh keputusan yang akan dibuat. Dengan demikian dapat juga dianalisis kemungkinan adanya alternatif keputusan. Setelah membuat keputusan, eksekutif perlu melakukan sosialisasi dan follow-up. Otomatisasi kantor mendukung untuk kedua hal tersebut di atas.


2.3. KEBUTUHAN INFORMASI EKSEKUTIF YANG UNIK
a.       Penelitian Mintzberg
      Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan   informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO yaitu tugas administrasi (desk work), panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan.
b.      Penelitian Rockart dan Treacy
Istilah sistem informasi eksekutif, atau EIS, pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Walau tidak disedikan definisi, para peneliti itu menemukan bahwa sistem tersebut manampilkan:
·     Tujuan sentral, eksekutif menggunkan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
·    Inti data bersama, database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan , pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu-masa lalu, masa kini dan masa depan.
·    Dua metode penggunaan utama, eksekutif menggunkan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.
·     Organisasi pendukung, para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi, atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam melalui sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoprasikan peralatan bagi eksekutif.
c.       Menemukan komputer dalam perspektif
Eksekutif sangat mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Terdapat dua kemungkinan alasan, Pertama masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur dan karena itu lebih sulit untuk diddukung dengan pengolahan komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.
Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini adalah (1) penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi, dan (2) informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif. Semua eksekutif ingin menerima informasi yang baik dari sumber mana pun.


2.4. SARAN-SARAN UNTUK MENINGKATKAN SISTEM INFORMASI
            Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada lima (5) langkah yang bisa dilakukan:
1.      Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2.      Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.
3.      Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.
4.      Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.
5.      Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

     
     2.5. SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS COMPUTER
            Komponen-komponen EIS biasanya dikategorikan sebagai:
1.      Perangkat Keras (Hardware)
Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam lingkunagn EIS, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan sebelum perangkat keras dapat dipilih. Perangkat keras dasar yang dibutuhkan untuk suatu EIS ada empat komponen:
a.        Perangkat masukan data. Perangkat ini memungkinkan eksekutif untuk masuk, memverifikasi dan memperbarui data segera.
b.      Unit Pemroses Sentral (UPS), penting karena akan mengontrol komponen sistem komputer lain.
c.       File penyimpan data. Para eksekutif dapat menggunakan ini untuk menyimpan informasi bisnis yang berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif untuk mencari sejarah informasi bisnis dengan mudah.
d.      Perangkat output, yang memberikan rekaman visual atau permanen bagi para eksekutif untuk menyimpan atau membaca. Perangkat ini mengacu pada perangkat keluaran gambar seperti monitor atau printer.
Selain itu, dengan munculnya jaringan area lokal (LAN), beberapa produk EIS untuk jaringan workstation menjadi tersedia. Sistem ini memerlukan sedikit dukungan dan perangkat keras komputer yang kurang mahal. Mereka juga meningkatkan akses informasi EIS ke lebih banyak perusahaan pengguna.
2.      Perangkat Lunak (Software)
Memilih perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk EIS yang efektif. Oleh karena itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam satu sistem itu penting. Suatu EIS meliputi empat komponen perangkat lunak:
1.    Teks mendasari perangkat lunak, dokumen ini biasanya berbasis teks.
2.     Database, heterogen database pada berbagai platform komputer vendor khusus dan terbuka membantu para eksekutif dalam mengakses data baik internal maupun eksternal.
3.    Berbasis grafis, grafis dapat mengubah volume teks dan statistik menjadi informasi visual untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas: grafis seri waktu, diagram sebar, peta, grafis gerak, grafik urutan dan berorientasi perbandingan grafik (yaitu, grafik batang).
4.    Basis model-model EIS mengandung statistik rutin dan khusus, keuangan, dan lain analisis kuantitatif.
3.      Pengguna Interface
EIS harus efisien untuk mengambil data yang relevan bagi para pengambil keputusan, sehingga user interface sangat penting. Beberapa jenis antarmuka dapat tersedia untuk struktur EIS, laporan terjadwal pertanyaan/jawaban, menu didorong, perintah bahasa, bahasa alam, dan input/output.

4.      Telekomunikasi
Desentralisasi menjadi tren saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan memainkan peran penting dalam sistem informasi jaringan. Transmisi data dari satu tempat ke yang lain telah menjadi penting untuk membangun jaringan yang handal. Selain itu, telekomunikasi dalam EIS dapat mempercepat kebutuhan atas akses ke data terdistribusi.


2.6. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (SIE)
Semua sistem memliki kekurangan dan kelebihan. Akan tetapi, itu semua tergantung dari penggunaan dan pengguna. SIE pun juga memiliki kekurangan dan kelebihan sendiri. Pada postingan kali ini, saya membahas tentang Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Dimana penjelasan Sistem Informasi Eksekutif sendiri saya jelaskan pada postingan lain.

Berikut Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:
·         Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer
·         Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan
·         Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti
·         Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan
·         Melakukan penyaringan data untuk manajemen
·         Meningkatkan pemeriksaan keterangan
·         Dapat mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas

Sedangkan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:
·         Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks
·         Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi
·         Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya
·         Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior
·         Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya




BAB III
PENUTUP

3.1. SIMPULAN
            Sistem Informasi Eksekutif (SIE) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem informasi dewasa ini. Sistem Informasi Eksekutif merupakan sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

3.2. SARAN
            Dalam sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada , baik informasi yang bersifat umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengaman data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang bersifat rahasia tersebut.





DAFTAR PUSTAKA

McLeod, Raymond.Jr.,1995, Management Information System,  6th Ed., Prentice Hall.Inc, New Jersey